- Date de prise de poste : 02/03/2025
- Date limite de candidature : 02/03/2025
- Type d’emploi : Permanent – vacance d’emploi
- Nature de l’emploi : Titulaire de la fonction publique ou, à défaut, contractuel
- Lieu de travail : Plaisance-du-Touch
Descriptif de l’emploi
Sous la responsabilité de la Directrice de la Vie Communale, vous aurez en charge les activités suivantes :
- Activités techniques : accueil du public, réception des appels téléphonique ; réception, traitement et diffusion d’information ; réalisation de travaux bureautiques ; tri, classement et archivage de documents ; suivi et mise en forme des dossiers administratifs (CNI, passeport, médaille du travail, inscriptions listes électorales, démarches d’état civil) ; exécution et suivi des procédures et décisions administratives.
- Activités spécifiques : accueil et renseignement du public et des personnes en rendez-vous ; gestion des stocks de fournitures ; enregistrement des demandes de CNI/passeport et remise de titres sur les dispositifs de recueil dans un temps limité (30 minutes = 20 minutes pour le dépôt de dossier et 10 minutes pour les remises, recueils de dossiers), affichage
- Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement
Spécificité du poste :
- Horaires : fixes planifiés en fonction des heures d’ouverture au public, permanence le lundi soir jusqu’à 19h. (Roulement planifié à l’avance, 1 à 2 permanences par mois)
- Utilisation des logiciels : SIECLE, AVENIR, RDV360.
- Maîtrise du fonctionnement des dispositifs de recueil biométriques.
Missions
Accueil physique et téléphonique du public :
- Écouter les demandes ; expliquer les procédures à suivre et/ou réglementation en vigueur ; traiter les situations conflictuelles avec calme et pédagogie
Contrôler les pièces et les dossiers :
- Vérifier les pièces produites dans les dossiers ; vérifier la complétude des dossiers et la conformité à la réglementation en vigueur ; vérifier la réglementation chaque fois que cela s’avère nécessaire auprès de l’équipe ou dans la documentation à disposition.
Traiter les dossiers sur le plan administratif :
- Saisir et enregistrer les dossiers avec les outils et logiciels adaptés ; veiller à la transmission des dossiers aux différents interlocuteurs (préfecture…) ; tenir à jour les listes et tableaux utiles ; enregistrement des demandes d’acte d’état civil, édition des actes concernés (actes de mariage, naissance, décès ; enregistrement des recensements militaires)
Participer à l’équipe de travail et contribuer à son bon fonctionnement :
- Intervenir en appui ou assistance des collègues chaque fois que cela s’avère nécessaire ; transmettre les informations utiles aux collègues et à la hiérarchie pour favoriser le travail en équipe.
Profil recherché
Savoirs :
- Connaître la réglementation et les risques de fraude pour assurer un contrôle efficace.
- Connaître les différents outils dédiés à l’activité pour les utiliser de façon efficace.
- Connaître la réglementation et les procédures en vigueur dans les domaines traités pour transmettre des éléments fiables et règlementaires ;
- Fonctionnement, activités, procédures et partenaires du service.
- Fonctionnement d’internet ; logiciels bureautiques ; notion d’organisation et gestion du temps de travail ; techniques de classement et d’archivage.
Savoirs-faire :
- Réception des appels : comprendre les demandes, s’exprimer correctement oralement et par écrit, recevoir, filtrer et réorienter les appels.
- Réception, traitement et diffusion d’informations : Appréhender le caractère d’urgence des informations à transmettre, rechercher et diffuser des informations.
- Réalisation de travaux de bureautique : réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers (mails, recensement militaire, …)
- Etat civil : Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits ; imprimer les actes d’état civil (acte de mariage, décès, naissance, …).
- Tri, classement et archivage de documents : classer et ordonner les dossiers de manière simple et accessible à tous ; opérer un tri régulier parmi les dossiers et documents ; anticiper les commandes de fournitures en vue du classement ou de l’archivage
Savoirs-être :
- Relation avec le public : politesse, écoute, neutralité, équité, respect du principe de laïcité.
- Capacités à travailler en équipe : capacité à développer des relations positives et constructives, à faire circuler l’information.
- Relation avec les collègues : Respect de ses collègues et des règles de courtoisie, écoute et prise en compte des autres, solidarité professionnelle.
- Relation avec la hiérarchie : respect de la hiérarchie et des règles de courtoisie, rendre compte de son activité.
Informations complémentaires
- Cadre d’emploi : Adjoint administratif, adjoint adm. principal de 2e classe, adjoint administratif principal de 1re classe
- Nombre de postes : 1
Avantages sociaux : Adhésion de la mairie au Comité National de l’Action Sociale (CNAS), Participation de la mairie à la complémentaire santé et prévoyance des agents, association du personnel, forfait mobilité durable, participation à l’abonnement aux transports en commun, forfait télétravail.